Signature électronique avec un locataire au Québec : ce que dit la loi

Ce que dit la loi

Le Code civil du Québec définit la signature comme le nom ou la marque personnelle qu’une personne appose à un acte pour montrer son consentement (article 2827). Rien n’exige de l’encre sur du papier.

La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information va plus loin (article 39) : la signature peut être apposée par tout procédé qui remplit les exigences du Code civil. Sur un document numérique, elle peut être opposée à la personne qui a signé si deux conditions sont remplies :

• L’intégrité du document est assurée : on peut vérifier qu’il n’a pas été modifié.
• Le lien entre la signature et le document a été établi au moment de signer et il est maintenu depuis.

Ce qui rend une signature solide

En cas de désaccord, c’est la preuve qui compte. Gardez de quoi montrer :

• Qui a signé : un lien envoyé à l’adresse courriel personnelle de chaque signataire.
• Qu’il a consenti : une étape où il confirme vouloir signer.
• Quand : la date et l’heure de chaque étape.
• Que le document n’a pas changé : une empreinte numérique (SHA-256) du document d’origine et du document signé.

Les bons réflexes

Exemple : Jean partage une adresse courriel avec sa conjointe. Demandez-lui plutôt son adresse à lui : le lien doit arriver à la personne qui signe.

• Envoyez à chaque signataire sa propre adresse courriel, jamais une adresse partagée.
• Relisez le document avant l’envoi : une fois signé, il ne peut plus être modifié.
• Gardez le PDF final et son certificat avec vos dossiers.
• Si un locataire n’a pas de courriel ou préfère le papier, faites-le signer à la main.

Les limites

Certains actes exigent une forme particulière, par exemple un acte notarié. La signature électronique ne remplace pas ces formalités.

Pour l’avis de modification du bail, la question est surtout de prouver que le locataire l’a reçu. Le guide sur la preuve de réception explique comment.