Comment envoyer un avis de modification de bail au Québec (2027)

Étape 1 : vérifier la période d'envoi

Exemple : bail de 12 mois du 1er juillet au 30 juin. L'avis doit être reçu par le locataire entre le 1er janvier et le 31 mars. C'est la date de réception qui compte, pas la date d'envoi.

Un avis reçu en dehors de cette période peut vous faire perdre la modification pour ce renouvellement. Voici les périodes selon la durée du bail (article 1942 du Code civil du Québec) :

• Bail de 12 mois ou plus : entre 3 et 6 mois avant la fin du bail.
• Bail de moins de 12 mois : entre 1 et 2 mois avant la fin du bail.
• Bail à durée indéterminée : entre 1 et 2 mois avant la date de la modification.
• Chambre : entre 10 et 20 jours avant la fin du bail (ou avant la modification si le bail est à durée indéterminée).

Étape 2 : écrire l'avis avec le contenu obligatoire

Exemple : le loyer passe de 1 000 $ à 1 045 $ par mois. Dans l'avis, vous pouvez écrire le nouveau loyer (1 045 $), la hausse en dollars (45 $) ou la hausse en pourcentage (4,5 %).

Une lettre qui demande seulement si le locataire reste une autre année n'est pas un avis de modification.

Depuis le 26 décembre 2024, l'avis doit aussi reproduire le texte prévu par le Règlement sur le contenu obligatoire de l'avis de modification du bail d'un logement. Un ancien modèle qui n'a pas ce texte n'est pas conforme. L'avis doit :

• Être écrit, dans la langue du bail.
• Être daté et signé par le propriétaire ou par son mandataire.
• Indiquer la modification demandée : le nouveau loyer, la hausse en dollars ou la hausse en pourcentage, et toute autre condition du bail que vous voulez changer.
• Reproduire le texte obligatoire : les 3 choix du locataire, les délais pour répondre, les cas où un refus l'oblige à quitter et la demande au Tribunal administratif du logement.

Étape 3 : un avis pour chaque locataire qui a signé le bail

Exemple : un 5 et demi loué à Julie et Marc, qui ont signé le bail tous les deux. Chacun doit recevoir l'avis, même s'ils vivent ensemble. Leur enfant, ou un conjoint qui n'a pas signé le bail, n'en reçoit pas.

Si seulement Julie reçoit l'avis, le délai de réponse d'un mois court seulement pour elle. Pour Marc, vous n'avez pas de preuve de réception. Livrez-lui l'avis d'une autre façon avant la fin de la période.

Étape 4 : choisir un mode d'envoi qui laisse une preuve

Exemple : en avril, un locataire dit qu'il n'a jamais reçu votre avis. Si vous n'avez aucune preuve, c'est un problème pour vous, car c'est au propriétaire de prouver la réception.

Les modes acceptés :

• Courrier recommandé, avec la preuve de livraison de Postes Canada. Prévoyez quelques jours de livraison.
• Remise en main propre, avec un accusé de réception daté et signé par le locataire.
• Tout autre moyen qui donne une preuve valable de réception, comme un courriel avec une confirmation de réception. Un courriel sans aucune confirmation est une preuve faible.

Étape 5 : si vous envoyez l'avis par courriel

Exemple : le 5 janvier, vous envoyez l'avis à 2 locataires. Avec ProprioSign, chacun reçoit son propre courriel et doit cliquer pour confirmer la réception avant de voir l'avis. Ce clic, daté, est votre preuve.

Ce clic évite aussi un piège : certains antivirus de courriel visitent les liens tout seuls, ce qui enregistre une « ouverture » même si personne n'a rien lu.

Si un locataire ne confirme pas, vous pouvez lui renvoyer le courriel. Avec la preuve renforcée, les relances partent toutes seules. S'il ne confirme toujours pas, livrez l'avis d'une autre façon avant la fin de la période.

Étape 6 : suivre la réponse du locataire

Exemple : avis reçu le 15 janvier. Si le locataire refuse ou s'il quitte, il doit vous répondre par écrit au plus tard le 15 février. S'il ne répond pas, il est réputé avoir accepté les nouvelles conditions.

Le locataire a 3 choix :

• Accepter le renouvellement avec les modifications.
• Refuser les modifications et rester. Vous avez alors un mois après la réception du refus pour vous adresser au Tribunal administratif du logement. Sinon, le bail est reconduit au même loyer et aux mêmes conditions.
• Ne pas renouveler et quitter le logement à la fin du bail.