Preuve de réception de l'avis de bail : courriel ou recommandé

C'est au propriétaire de prouver la réception

Exemple : vous avez envoyé l'avis à Luc en janvier. En avril, Luc dit qu'il ne l'a jamais reçu. Sans preuve de réception, vous ne pouvez montrer ni qu'il l'a reçu, ni à quelle date.

C'est la date de réception qui compte, pas la date d'envoi. Elle montre que l'avis est arrivé dans la période permise, par exemple entre le 1er janvier et le 31 mars pour un bail de 12 mois qui finit le 30 juin. Elle fait aussi partir le délai d'un mois que le locataire a pour refuser ou annoncer son départ.

Selon le Tribunal administratif du logement (TAL), l'avis peut être livré :

• Par courrier recommandé.
• En main propre, avec un accusé de réception.
• Par tout autre moyen qui donne une preuve valable de réception.

Courrier recommandé : prévoir les jours de livraison

Exemple : vous postez l'avis par courrier recommandé le 4 janvier 2027. La preuve de livraison de Postes Canada indique qu'il a été livré le 7 janvier. C'est cette date qui compte.

Prévoyez quelques jours de livraison. Le risque : un locataire absent, ou qui ne va pas chercher sa lettre au bureau de poste. Vous risquez alors de ne pas avoir de preuve de réception. Pour limiter ce risque :

• Postez l'avis au début de la période, pas à la fin.
• Gardez le reçu d'envoi et notez le numéro de suivi.
• Enregistrez ou imprimez la preuve de livraison dès qu'elle est disponible.
• Si la lettre n'est pas réclamée, livrez l'avis autrement avant la fin de la période.

En main propre : l'accusé de réception signé

Exemple : le 10 janvier 2027, vous remettez l'avis à Julie et à Marc, qui ont signé le bail. Sur la copie que vous gardez, chacun inscrit la date et son nom, puis signe dans la case « Accusé de réception, si l'avis est remis au(x) locataire(s) en mains propres » du formulaire du TAL.

La date écrite par le locataire devient la date de réception. C'est une preuve simple, à condition que le locataire accepte de signer.

S'il refuse, n'insistez pas. Notez ce qui s'est passé et livrez l'avis d'une autre façon, par exemple par courrier recommandé.

Courriel : il faut une confirmation de réception

Exemple : vous envoyez l'avis par courriel le 5 janvier 2027. Le locataire répond le jour même : « Bien reçu l'avis, merci. » Cette réponse datée est une confirmation de réception. Un courriel resté sans réponse est une preuve faible.

Avec ProprioSign, chaque locataire reçoit son propre lien et doit cliquer sur « Je confirme avoir reçu mon avis » avant de voir l'avis. Ce clic est daté et enregistré avec l'adresse IP et le navigateur. L'ouverture du courriel seule ne compte pas.

Ce qui ne suffit pas :

• Un courriel envoyé, sans réponse ni confirmation.
• Un accusé de lecture : le locataire peut choisir de ne pas l'envoyer.
• Une « ouverture » du courriel ou d'un lien : certains antivirus de courriel ouvrent les liens tout seuls, ce qui enregistre une ouverture même si personne n'a rien lu.

Les cas difficiles : l'huissier de justice

Exemple : Marc ne va pas chercher sa lettre recommandée, ne répond pas aux courriels et n'ouvre pas sa porte. On est le 10 mars, et la période finit le 31 mars.

Dans ce cas, vous pouvez faire signifier l'avis par un huissier de justice, c'est-à-dire le faire remettre de façon officielle. C'est une option formelle, utile quand les autres moyens ne fonctionnent pas. Ne la gardez pas pour les derniers jours de la période.

Liste de vérification

Exemple : vous avez 3 logements et 5 locataires qui ont signé un bail. Cela fait 5 avis, 5 preuves de réception et 5 délais de réponse à suivre.

Pour chaque locataire :

• Gardez une copie complète de l'avis envoyé, avec ses 2 pages.
• Gardez sa preuve de réception : preuve de livraison, accusé de réception signé ou confirmation par courriel.
• Notez sa date de réception et sa date limite de réponse, un mois plus tard.
• Envoyez au début de la période, pour garder du temps en cas de problème.
• Sans confirmation après quelques jours, livrez l'avis d'une autre façon avant la fin de la période.